As regras do seu atendimento
Depois de conectar o WhatsApp e cadastrar a equipe, vem uma etapa que muita empresa esquece: decidir como o atendimento deve funcionar. Quem recebe o próximo cliente? O que acontece quando alguém chama à noite? A equipe precisa ver o número completo de quem chama?
No CRM Prymidia, essas decisões ficam em Configurações, uma área do administrador. Um detalhe prático: cada mudança é gravada assim que você altera a opção, sem precisar clicar em salvar.
Como funciona, passo a passo
- Avaliações. Na aba Opções, ligue as Avaliações para que o cliente dê uma nota ao fim do atendimento.
- Gerenciamento de Expediente. Escolha se o horário vem de cada fila ou da empresa toda. Fora do horário, o cliente recebe a mensagem de fora de expediente.
- Método de Distribuição de Leads. Defina como os novos clientes chegam à equipe: Manual, Rotação ou Balanceamento por Carga.
- Tipo Chatbot. Escolha como o menu automático aparece para o cliente. O formato Texto, com opções numeradas, funciona em qualquer celular.
- Transcrição IA. Nessa aba, os áudios que os clientes mandam passam a virar texto.
- Logo da empresa. Envie o seu logo para ele aparecer no menu lateral do sistema.
- Habilitar LGPD. Ligue essa opção para esconder parte do número do cliente para os atendentes.
Como escolher a distribuição de clientes
- Manual: o sistema não distribui sozinho, e a própria equipe assume as conversas. Costuma funcionar em equipes pequenas, em que todos acompanham a fila.
- Rotação: os clientes são distribuídos em rodízio, um por vez para cada atendente. Ajuda a dividir o trabalho de forma equilibrada.
- Balanceamento por Carga: o próximo cliente vai para quem está com menos conversas abertas. É útil quando alguns atendimentos demoram bem mais que outros.
Dicas de uso
Ligue as avaliações para ouvir o cliente com regularidade e perceber cedo o que precisa melhorar. Faça um atendimento de teste para ver como a pergunta chega ao cliente. Revise o expediente sempre que a empresa mudar de horário, e escreva uma mensagem de fora de expediente que diga quando a equipe volta. A transcrição ajuda quem está em ambiente com barulho ou precisa entender um áudio longo sem ouvir tudo. E o logo deixa o sistema com a cara da sua empresa.
Na dúvida sobre o formato do menu, o Texto é o caminho mais seguro. As opções chegam numeradas, e o cliente só precisa responder com um número, seja qual for o celular dele.
Se a equipe não precisa do número completo do cliente para trabalhar, ligue a opção de LGPD. É uma forma simples de cuidar dos dados de quem fala com a sua empresa.
Quem deve mexer nas configurações
As Configurações afetam a empresa inteira. Por isso, o ideal é que fiquem com o administrador. Em equipes maiores, combine quem pode alterar o quê e use as permissões de usuário para limitar o acesso a esse item. Assim, uma mudança feita sem querer não muda a rotina de todo mundo. E, antes de alterar algo importante, como o método de distribuição, avise a equipe.
Perguntas frequentes
Qual formato de menu devo escolher para o chatbot?
Em Tipo Chatbot, você escolhe como o menu aparece. O formato Texto, com opções numeradas, funciona em qualquer celular.
Onde configuro o horário de cada setor?
Quando o expediente é por fila, os horários ficam na aba Horários de Atendimento de cada fila, em Filas e Chatbot. Quando o expediente é da empresa toda, vale o horário geral da empresa.
Para que serve a Transcrição IA?
Ela transforma em texto os áudios que os clientes mandam. Assim, o atendente lê o conteúdo, o que ajuda a responder mais rápido.
Atendentes podem mudar as configurações?
Configurações é uma área do administrador. Nas permissões de cada usuário, você decide quem tem acesso a esse item.
Transcrição do vídeo
Neste vídeo, você vai conhecer as Configurações, onde o administrador ajusta as regras de funcionamento da empresa.
Cada mudança é salva na hora, sem botão de salvar. Na aba Opções, por exemplo, você liga as Avaliações, para o cliente dar uma nota ao fim do atendimento.
Em Gerenciamento de Expediente, escolha de onde vem o horário: por fila ou da empresa toda. Fora do horário, o cliente recebe a mensagem de fora de expediente.
Em Método de Distribuição de Leads, escolha Manual, Rotação, em que cada atendente recebe um cliente por vez, ou Balanceamento por Carga.
Em Tipo Chatbot, escolha como o menu aparece para o cliente. Texto, com opções numeradas, funciona em qualquer celular.
Na aba Transcrição IA, os áudios dos clientes viram texto. E em Logo da empresa, você coloca o seu logo no menu lateral.
Dica: em Habilitar LGPD, você pode esconder parte do número do cliente para os atendentes.
Quer ver o CRM Prymidia funcionando?
Peça uma demonstração pelo WhatsApp. A equipe da Prymidia mostra este e os outros recursos na prática, com o jeito de atender da sua empresa.
