Por que cada atendente precisa do próprio acesso
Dividir uma única senha entre a equipe parece prático, até o dia em que alguém sai da empresa e continua com acesso às conversas dos clientes. Também não faz sentido que o atendente do dia a dia abra relatórios, mexa nas conexões ou altere as regras do atendimento.
No CRM Prymidia, cada pessoa da equipe é um usuário, com nome, e-mail e senha próprios. O administrador escolhe o perfil, os setores que ela atende e, item por item, o que ela pode abrir no sistema. Assim, cada um vê o que precisa para trabalhar, e o restante fica protegido. Com acessos individuais, também fica mais fácil organizar quem cuida de cada atendimento.
Os três perfis
- Admin: tem acesso total à empresa dentro do sistema.
- Supervisor: acompanha o trabalho da equipe.
- User: é o atendente, quem conversa com os clientes no dia a dia.
Como funciona, passo a passo
- No menu, abra Usuários e clique em Adicionar usuário.
- Preencha nome, e-mail e uma senha inicial. Depois, a própria pessoa pode trocar a senha no perfil dela.
- Escolha o perfil: Admin, Supervisor ou User.
- Marque as filas que a pessoa vai atender e a conexão padrão, que é o número usado quando ela começa uma conversa.
- Em Permissões de Acesso, ligue ou desligue cada item do sistema, como Tickets, Contatos, Relatórios e Campanhas.
- Clique em Salvar. O novo usuário passa a aparecer na lista da equipe.
Filas e conexão padrão na prática
As filas marcadas no cadastro dizem quais setores aquela pessoa atende. Uma atendente da recepção, por exemplo, pode ficar com a fila de Agendamentos, enquanto um vendedor fica com Vendas. Já a conexão padrão importa quando a empresa tem mais de um número conectado: é por esse número que a pessoa fala quando começa uma conversa nova.
Um exemplo de divisão
Um jeito simples de começar: o atendente fica com Tickets, que são as conversas, Contatos, Respostas Rápidas, Tags e Ajuda. O supervisor recebe os mesmos itens e mais Dashboard e Relatórios, para acompanhar o andamento do atendimento. Conexões, usuários e configurações ficam com o administrador.
Esse desenho é só um ponto de partida. Uma recepcionista que também agenda pode precisar de mais itens. Um vendedor pode precisar de Campanhas. Ajuste conforme a função de cada pessoa.
Quando alguém sai da equipe
Não deixe para depois. No mesmo dia, troque a senha do usuário ou exclua o cadastro. Os atendimentos que estavam abertos com essa pessoa voltam para a fila, e outra pessoa da equipe pode assumir.
Comece liberando o mínimo e acrescente itens conforme a necessidade. É mais simples liberar um acesso novo do que descobrir depois que alguém via mais do que precisava.
Para quem é
Para clínicas, escolas, lojas e escritórios em que mais de uma pessoa responde pelo WhatsApp da empresa. Também ajuda quem tem setores separados, como vendas e financeiro, e quer organizar quem atende cada fila. Com perfis e permissões bem definidos, o atendimento ganha organização e fica mais simples incluir novas pessoas na equipe.
Perguntas frequentes
Posso mudar as permissões de alguém depois?
Pode. Na tela Usuários, edite a pessoa, ajuste o perfil, as filas ou as permissões de acesso e salve.
O que é a conexão padrão?
É o número de WhatsApp que o sistema usa quando aquele usuário inicia uma conversa. Faz diferença quando a empresa tem mais de um número conectado.
Por que um item do menu não aparece para um usuário?
Os itens do menu dependem do perfil, das permissões liberadas e do plano da empresa. Quem ajusta o acesso de cada pessoa é o administrador.
O que acontece com as conversas de quem foi excluído?
Os atendimentos que estavam abertos com essa pessoa voltam para a fila, e outro atendente pode assumir.
Transcrição do vídeo
Neste vídeo, você vai cadastrar as pessoas da equipe e definir o que cada uma pode ver no sistema.
Abra Usuários e clique em Adicionar usuário. Preencha nome, e-mail e senha. A pessoa pode trocar a senha depois, no próprio perfil.
Escolha o perfil: Admin, com acesso total à empresa, Supervisor, que acompanha a equipe, ou User, o atendente.
Marque as filas que a pessoa vai atender e a conexão padrão, o número usado quando ela inicia uma conversa.
Em Permissões de Acesso, ligue ou desligue, item por item, o que o usuário pode abrir: Tickets, Contatos, Relatórios, Campanhas e assim por diante.
Por exemplo: o atendente fica só com Tickets, Contatos, Respostas Rápidas, Tags e Ajuda. O supervisor ganha também Dashboard e Relatórios. Clique em Salvar.
Quando alguém sai da empresa, troque a senha ou exclua o usuário no mesmo dia. Os atendimentos abertos voltam para a fila.
Quer ver o CRM Prymidia funcionando?
Peça uma demonstração pelo WhatsApp. A equipe da Prymidia mostra este e os outros recursos na prática, com o jeito de atender da sua empresa.
